通常，一些人们眼中的小事很可能会对会议造成巨大的影响，比如进入会场的通道，有的嘉宾可能习惯从正门进入，有的人则希望从后门进入。出于安全方面的考虑，会议组织者也需要对会场的结构进行考量。安保问题事无巨细，从公共空间的设置到客房的私密性，从应急照明装置到应急万能房卡，都关乎会议的安全管理。有的客房用门槛来控制开关门，一旦关门便自行锁定，只能由里面的内插销开门。这在一定程度上保证了客房的私密|生和安全性。此外会场内的景观，如灌木丛、大型设计等，可能会藏匿危险分子，关乎参会者的人身安全、财产安全等，主办方有必要在会前整理和检查。很多时候，会议组织者并不知道酒店等会议场所的安保措施，需要提前与会场方沟通和确定，明确出现什么样的问题由谁可以马上解决。人员进出的控制是会议安保工作中一个重要的环节，特别是供应商的进出，他们通常都会带一些设备进出会场。门禁系统现在普遍得到应用，人们进出会场都需要证件的验证。无论是在美国观看棒球或橄榄球比赛，还是出入机场，现在都有完备的安检系统，金属探测器可以检查包裹里的物品是否违规。未来可能类似的设置也会进入会议行业。突发事件是最令会议组织者头痛的，因为人们无法预测其爆发的时间和环节。会议组织者所需要做的是具有预见性的分析，对关键部分、关键设施的易受害性进行充分估计，从而减少损失。人们要对风险有足够的了解才能做预案，防患于未然。一方面人们需要有风险意识，另一方面还要进行定期评估。所谓减少风险造成的损失，即会议组织者要进行一些防护性的措施，例如备用设备、备用系统，而人们往往容易忽略这一点。例如突然断电需要有应急照明电路和设备了印刷设备损坏需要备用机器。—场在新加坡举办的会议中，主办方在建立了多个卫生站，因为当时爆发了甲流疫隋。主办方希望参会者能更多地认识甲流，并了解政府正在进行的防疫工作。参会者在住宿登记时都要接受体检，这并非是过度反应，在现实情况下是很正常的。会议组织者要预先测试应急预案的可行性，并对工作人员进行培训。应对风险还有一些其他途径。保险是减少损失的方法之一。会议组织者要了解可以针对会议的保险都有哪些部分，参会者的人身安全受到损害或受损的设施是否会得到赔偿，等等。
安全问题也是一个不容忽视的方面。其中包括会议流程的规划、安保人员的手续办理和分配等，这需要结合会场的结构等方面整体考虑。例如一场医学会议，参会者多为国际知名的医生，包括受邀参与演讲的嘉宾，他们的人身安全首先是安保工作的重点之一。另外，嘉宾的演讲和大会报告可能会涉及专利和有关知识产权方面的问题，会议组织者还要保证这些有关行业技术的影像和文字不会被他人不适当地复制和泄露。这都要求会议风险管理者在服务心理方面有所研究。除此之外，如果一场会议活动需要加派新的安保人员，这些人手从哪里来也需要提前做好准备，同时要考虑新增人手进入会场后可能会涉及到的各项事务。美国加利福尼亚州的一个老牌的带会议中心的曾经举办了一场会议，主办方邀请了前美国总统里根和夫人芭芭拉一同出席。但是方为其安排的会面地点是两间客房，完全不能达到其安保等级的标准。最终主办方为了满足里根夫妇的安保需求，只好延后会议把地点从南加州迁往华盛顿特区。
风险评估有助于进行风险管理，当会议组织者确认可能存在的风险后，就可以着手准备解决问题的预案了。例如会议组织者想要应对某一在中国举办的医学会议的参会者数量的突变，首先需要多方面、深层次分析原因。大的原因可能是全球经济形势的变化，小的原因可能是会议选址上出现了问题。风险管理依赖于数据，会议组织者需要知道中国有多少企业和行业协会组织。根据研究者的统计，中国目前几乎每三天就要举办一个医学领域的学术会议，足见竞争之激烈，参会者人数自然会有所变化。同时，参会人数的变化还可能与会议举办地的住宿淡旺季、机场航班便利度等方面有关。如果没有相应的数据支撑，风险管理的分析将显得苍白，也无法更有针对性地制订预案，从而影响会议组织者提前或延迟会议日程的可行性。 有关会议带来的经济效益方面的风险管理是一个更大的挑战。会议组织者需要具有预见性，例如通过参与旅游的与会人员进行估测。通过历史数据来估测是一个常用的方法。与场馆签订合同也是一个不得不考虑的问题。会议组织者需要在恰当的时候与场地方签约，一旦出现参会人数缩减的情况，预设的合同内容将会改变，尤其是面对大型的国际品牌。这种风险会对会议的成本控制造成很大影响。